Фискальный накопитель - маленький чип, который устанавливается в онлайн-кассу. Он служит для хранения фискальных данных и передачи всех кассовых операций оператору фискальных данных, а ОФД передает непосредственно в налоговую.
Замена фискального накопителя происходит при окончании срока действия, заполнении фискальной памяти, смене владельца онлайн-кассы, ошибки при регистрации ККТ или поломке ФН. Если не произвести замену, кассовый аппарат заблокируется.
Подготовка к замене фискального накопителя
Заменить ФН можно самостоятельно или воспользоваться услугами сервисного центра. Разберем как это сделать своими силами. Для этого нам понадобится:
- небольшая крестовая отвертка,
- новый фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев,
- действующий договор с оператором фискальных данных,
- электронная подпись для перерегистрации в налоговой,
- актуальная прошивка на кассовом аппарате.
Какие действия нужно совершить для замены ФН
Для замены ФН существует определенный алгоритм действий, придерживаясь которого вы не совершите ошибок.
- Закрыть архив фискального накопителя.
- Отправить отчет о закрытии ФН в ОФД.
- Установить новый фискальный накопитель в онлайн-кассу.
- Активировать фискальный накопитель в ККТ.
- Передать данные оператору фискальных данных.
- Внести изменения для кассы в налоговой.
Заменить фискальный накопитель в кассе не сложно, главное соблюдать порядок действий и читать системные сообщения.
Закрыть архив ФН
Фискальный накопитель необходимо заменить до истечения срока его действия. Что же делать, если все-таки у фискального накопителя закончился срок действия и касса заблокировалась? В этом случае находим дату и время последнего фискального документа (скорее всего это будет закрытие смены) и меняем дату/время на кассовом аппарате. Устанавливаем прибавляя несколько минут от последнего ФД.
На каждом кассовом аппарате своя схема закрытия архива ФН. Мы уже писали статьи как заменить фискальный накопитель на конкретных кассовых аппаратах:
Перед закрытием архива ФН все чеки должны быть переданы в ОФД.
На смарт-терминалах в Настройках находим Закрыть ФН или Замена ФН. Далее действуем по инструкции на экране смарт-терминала.
Фискальные регистраторы закрывают архив ФН специальной утилитой, с помощью которой можно совершать регистрационные действия.
Итак, вы закрыли архив ФН и получили соответствующий чек о закрытии фискального накопителя. НИкуда его не выбрасываем, он нам необходим. Своим клиентам мы прикрепляем этот чек к паспорту нового фискального накопителя. Убедитесь, что чек полностью распечатался.
Теперь архив ФН на онлайн-кассе закрыт. Кассой мы не можем пользоваться до установки и активации нового фискального накопителя.
Дожидаемся отправки отчета о закрытии ФН к оператору фискальных данных.
После того, как вы убедились, что в кассовом аппарате нет непереданных данных, выключаем кассовый аппарат.
Установить новый фискальный накопитель
Находим место установки фискального накопителя. Практически на всех кассовых аппаратах для установки ФН необходимо открутить крышку. На смарт-терминалах Эвотор 7.2 фискальный накопитель расположен в блоке установки чековой ленты.
На фискальных регистраторах Атол, в районе подключения блока питания к ККТ, есть небольшая крышечка с болтиком, под ней расположен ФН.
Для установки нового фискального накопителя, касса должна быть выключена. Вытаскиваем старый и кладем в коробочку для хранения. Устанавливаем новый ФН.
Активировать ФН
Чтобы начать полноценно пользоваться кассовым аппаратом, необходимо активировать новый фискальный накопитель.
Заходим в настройки кассы или открываем утилиту регистрации фискального регистратора. Делаем перерегистрацию в связи со сменой фискального накопителя. У каждой модели онлайн-кассы есть свое название в настройках: Замена ФН, Заменить фискальный накопитель, Перерегистрация и т.п.
Возможно, при активации ФН потребуется ввести данные, указанные при первичной регистрации кассы. Например у Эвотор иногда выскакивает ошибка 1046. ФР Штрих-М просит ввести ИНН пользователя и РН кассы. Вводим необходимые данные, если потребуется.
После успешного выполнения активации ФН, онлайн-касса выдаст отчет о перерегистрации.
Дожидаемся отправки чека о перерегистрации ККТ в ОФД.
Отчет о перерегистрации
Завершением замены ФН будет отправка информации в налоговую. Для этого вам нужен отчет о закрытии ФН, паспорт фискального накопителя и отчет о перерегистрации ККТ. Все это у нас есть, если мы выполнили последовательно все пункты для замены ФН.
Внести изменения можно непосредственно в ФНС, в которой зарегистрирован кассовый аппарат. Не забудьте документы, перечисленные выше.
Инструкция: регистрация ККТ в налоговой
Второй способ, без траты времени. Отправляем отчет о перерегистрации кассы в связи с заменой фискального накопителя в личном кабинете налоговой с помощью электронной подписи. Для этого нам понадобятся данные:
- дата и время отчета о закрытии ФН, его ФД и ФП,
- модель фискального накопителя из паспорта,
- дата и время, а также ФД и ФП из отчета о перерегистрации.
Вносим эти данные в ЛК ФНС и подписываем ЭЦП. Сделать это нужно в течение суток после замены фискального накопителя. Если пропустить этот срок, чеки в ФНС будут определяться как "Чек некорректен".
