все об онлайн-кассах простым языком

Регистрация кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Регистрацию онлайн-кассы в основном проводят через личный кабинет налоговой, но так же это можно сделать подав письменное заявление в ФНС или зарегистрировать через личный кабинет оператора фискальных данных. В этой статье мы подробно распишем процесс регистрации через личный кабинет на сайте nalog.ru.

Итак, прежде чем регистрировать кассу в налоговой, у вас должно быть:

Алгоритм регистрации на сайте налоговой nalog.ru

Сама процедура проводится в несколько этапов.

1. На сайте ФНС заполняется заявление в электронном виде и подписывается электронной подписью. Для этого подойдет любая квалифицированная ЭП.

2. При успешной проверке данных присваивается регистрационный номер (РН) кассы. Он состоит из 16 цифр.

3. Проводится фискализация кассового аппарата.

4. Завершение регистрации ККТ. Вводится дата, время, ФД и ФП на сайте ФНС.

5. Получение карточки регистрации кассового аппарата.

Подача заявления на сайте ФНС

Для подачи заявления на регистрацию кассы нужно зайти в свой личный кабинет. Используйте браузер Internet Explorer для входа. Для индивидуального предпринимателя и юридических лиц разные ЛК на сайте налоговой.

Выбираем раздел Мои кассы. После этого попадаем в раздел со списком зарегистрированных кассовых аппаратов. Здесь будет кнопка Зарегистрировать ККТ. При нажатии появляется окошко, где выбираем Заполнить параметры заявления вручную.

При нажатии на кнопку Продолжить вы попадаете на страницу заполнения заявления на регистрацию ККТ.

Место установки ККТ

Здесь нужно заполнить два поля.

Наименование места установки ККТ. Указывается наименование торговой точки, где будет находиться кассовый аппарат. Например: "Магазин Запчасти", "Магазин Продукты", "Сувенирная Лавка" и т.п.).

Адрес места установки ККТ. Адрес места установки ККТ должен совпадать с адресом, указанным в документах на собственность (аренду) помещения.

Начните вводить адрес и система предложит варианты из системы ФИАС. Если вашего адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района на включение адреса в справочник ФИАС. Не забудьте собрать все правоустанавливающие документы на этот адрес. 

Модель ККТ

Второй шаг регистрации просит нас указать модель кассового аппарата (например ЭВОТОР СТ2Ф) и его заводской номер. ЗН находится на корпусе кассового аппарата или в паспорте ККТ. Заводской номер автоматически проверяется в базе ФНС при вводе.

Внимание! Если вы купили б/у кассовый аппарат, удостоверьтесь что его сняли с учета. Если этого не сделано, кассовый аппарат не возможно будет зарегистрировать.

Модель ФН

Здесь нам необходимо указать модель фискального накопителя и его номер. Эти данные берем из паспорта к ФН. Модель фискального накопителя обычно указывается в заголовке документа, а номер в конце на другой стороне. Все серийные номера и модели ФН берутся из базы ФНС. При вводе проводится автоматическая проверка на наличие такой модели и номера в базе.

Пример наименования модели фискального накопителя: Шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных фискальный накопитель «ФН-1.1» исполнение 2.

Сведения о ККТ

На мой взгляд это самый сложный шаг. Если использование кассы подходит под какие-то параметры из списка ниже, ставим галочку.

  • ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме.
    Этот параметр указывается, если место установки ККТ находится в месте удаленном от сетей связи. Перечень таких районов утверждается региональным законодательством. Если место установки вашей кассы принадлежит к такому району, вы можете поставить галочку.
  • ККТ используется при приеме денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.
  • ККТ используется при приеме ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр.
  • ККТ используется при осуществлении деятельности банковского платежного агента (субагента).
  • ККТ входит в состав автоматического устройства для расчетов.
  • ККТ используется для расчетов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
  • ККТ используется для развозной и (или) разносной торговли (оказание услуг, выполнения работ).
  • ККТ применяется только при оказании услуг (в случае регистрации автоматизированной системы для бланков строгой отчетности).
  • ККТ используется при продаже подакцизных товаров.
  • ККТ используется при осуществлении деятельности платежного агента/субагента.

ОФД

В списке выбираем оператора фискальных данных с которым заключен договор на услуги.

После этого нажимаем кнопку Подписать и отправить. В окошке должно быть сообщение об успешной отправке заявления на регистрацию ККТ.

Фискализация ККТ: ввод регистрационного номера

После успешной проверки заявления на регистрацию кассы, ей будет присвоен регистрационный номер. Он нам понадобится при совершении регистрационных действий на кассовом аппарате для получения ФД и ФП. Эти данные нам необходимы для завершения процедуры регистрации ККТ в ФНС.

О том, как зарегистрировать кассовый аппарат Атол мы уже рассказывали в другой статье. В ней подробная инструкция как фискализировать ККТ. Другие онлайн-кассы регистрируются подобным способом.

Если при вводе регистрационного номера в ККТ вы ошиблись с вводом номера, то фискальный накопитель придется выбросить. Внимательно проверяйте всю введенную информацию с той, что в личном кабинете ФНС. Каждый кассовый аппарат выдает предварительный чек для проверки введенных данных.

Завершение регистрации ККТ: отчет о регистрации

После получения отчета о регистрации кассового аппарата переходим в личный кабинет налоговой. нажимаем на кассовый аппарат, который регистрируем. Откроется окно, внизу которого есть кнопка Завершить регистрацию. Она нам нужна для последнего шага регистрации кассового аппарата и получения карточки регистрации.

Откроется окно Отчет о регистрации по модели....

Здесь указан регистрационный номер ККТ и пустые поля, которые нужно заполнить.

  • Дата, время получения фискального признака: 
  • Номер фискального документа: в конце отчета о регистрации указан номер ФД. При первичной регистрации это 1 - первый фискальный документ.
  • Фискальный признак: указан внизу отчета о регистрации ФП - состоит из 10 цифр.

После ввода всех данных нажимаем на кнопку Подписать и отправить.

Получение карточки регистрации ККТ

Если Вы все сделали правильно и ввели верные данные, в списке ККТ ваш кассовый аппарат изменит статус на ККТ зарегистрирована. После этого можно скачать карточку регистрации контрольно-кассовой техники. Поздравляем! Теперь Вы можете полноценно пользоваться вашей кассой.

Добавление ККТ в ОФД

Не забудьте добавить информацию о зарегистрированном кассовом аппарате в личном кабинете оператора фискальных данных и активировать подписку. Если фискальные чеки не будут уходить в ОФД, то через 30 дней касса заблокируется. Возобновить работу можно будет только после передачи всех данных.

Для добавления ККТ в ОФД вам понадобится:

  • регистрационный номер кассы;
  • номер кассового аппарата;
  • номер фискального накопителя.

Подведем итоги

Как видите, процедура регистрации онлайн-кассы не такая сложная, как кажется на первый взгляд. Внимательность - самое главное при регистрации ККТ. Очень легко "испортить" фискальный накопитель. Придется покупать новый ФН, а это большие деньги. Приведу простой пример на наших клиентах, которые хотели сэкономить на регистрации ККТ и попали на 8000 рублей. Сделали все сами, получили отчет о регистрации на кассе Эвотор 5, но не смогли закончить регистрацию. Причина простая - не проверили время на кассовом аппарате и получили чек с датой 01.01.2010. Хотя касса Эвотор "просит" проверить время при начале регистрации.

Вся процедура занимает у новичка около часа времени. Будьте внимательны и все получится!